Πώς μπορώ να διαγράψω ένα έγγραφο που έχει εκδοθεί;

Ο τρόπος διαγραφής εξαρτάται από την κατάσταση στην οποία βρισκόμαστε. Οι πιθανές αυτές καταστάσεις περιγράφονται παρακάτω (σενάρια):

Σενάριο #1: Το παραστατικό παραδόθηκε στον πελάτη, αλλά είναι λάθος

Αν λοιπόν ο πελάτης το έχει λάβει και καταχωρήσει στο αρχείο του, η σωστή λογιστικά διαδικασία είναι να εκδώσετε ένα πιστωτικό παραστατικό με την ίδια αξία, το οποίο θα στείλετε και στον πελάτη σας. Στη συνέχεια, εξοφλείτε το πιστωτικό επιλέγοντας "Χρήση πιστωτικού" ώστε να συσχετιστεί το παραστατικό πώλησης με το πιστωτικό, να ισορροπήσουν τα ταμειακά σας διαθέσιμα και το υπόλοιπο του πελάτη.

Αν το παραστατικό παραδόθηκε αλλά δεν έχει εξοφληθεί (βρίσκεται σε κατάσταση "Εκδόθηκε"), τότε μπορείτε να το ακυρώσετε και να προχωρήσετε στην έκδοση καινούργιου, δεδομένου ότι ο πελάτης σας συμφωνεί και δεν το έχει καταχωρήσει στα βιβλία του. Για οδηγίες ακύρωσης δείτε εδώ.

Σενάριο #2: To παραστατικό δεν παραδόθηκε στον πελάτη (π.χ. ήταν δοκιμαστικό)

Αν δεν το έχετε παραδώσει στον πελάτη, μπορείτε να προχωρήσετε σε διαγραφή, ακύρωση ή επεξεργασία ώστε να το διορθώσετε εφόσον δεν έχει γίνει η είσπραξη στο σύστημα.

Γενικός κανόνας είναι ότι για να διαγράψετε ή να επεξεργαστείτε ένα παραστατικό αυτό δε θα πρέπει να συνδέεται με ταμειακές κινήσεις (εισπράξεις ή πληρωμές) ή άλλα παραστατικά (π.χ. πιστωτικά).

Διαγραφή σχετικών εισπράξεων/πληρωμών

Αυτό μπορεί να γίνει από δύο σημεία:

• Από τις "Εισπράξεις" (κεντρικό μενού) ή "Πληρωμές" (...Περισσότερα), επιλέγετε την εγγραφή που θέλετε να διαγράψετε και κάνετε κλικ στο Ενέργειες -> Διαγραφή επιλεγμένων.
  

• Μέσα από τη σελίδα προβολής του εγγράφου προς ακύρωση και το πεδίο Σχετικές εισπράξεις/πληρωμές. Από εκεί για να διαγράψετε την πληρωμή κάνετε κλικ στο (Χ) δίπλα από τις Λεπτομέρειες και κάνετε διαγραφή:
  

Διαδικασία διαγραφής/επεξεργασίας

Εφόσον το παραστατικό είναι σε κατάσταση "Εκδόθηκε" θα πρέπει να κάνετε "Επεξεργασία", επαναφέροντάς το σε προσχέδια κατάσταση.

Σε αυτό το σημείο επιλέγετε αν θα προχωρήσετε σε διορθώσεις και επανέκδοση ή σε οριστική διαγραφή. Αν επιθυμείτε τη διαγραφή, στο κάτω μέρος της οθόνης υπάρχει η επιλογή "Διαγραφή" και πατώντας την το παραστατικό θα διαγραφεί από το σύστημα.

Σημαντικό! Η ενέργεια αυτή δεν μπορεί να αναιρεθεί.

Σημαντικές σημειώσεις

• Πριν τη μόνιμη διαγραφή ενός παραστατικού βεβαιωθείτε ότι η ενέργεια αυτή δεν παραβιάζει τους κανόνες σειριακής αρίθμησης. Υπάρχει το ενδεχόμενο να δημιουργηθούν "κενά" στην αρίθμηση τα οποία ενδεχομένως να μην μπορείτε να διορθώσετε.

• Αν έχετε ενεργοποιήσει τη λειτουργία "Υποχρεωτική σειριακή αρίθμηση", το σύστημα δε θα σας αφήνει να επεξεργαστείτε παραστατικά που έχετε εκδώσει. Επομένως, ή θα απενεργοποιείτε προσωρινά τη λειτουργία αυτή για να διορθώσετε/διαγράψετε παραστατικά είτε θα εκδίδετε πιστωτικά παραστατικά για να κάνετε τον αντιλογισμό. Επίσης, μπορείτε να τα ακυρώνετε και να προχωράτε στην έκδοση νέου παραστατικού.