Προσθήκη λογαριασμών

Για να ξεκινήσετε επιλέξτε "...Περισσότερα-> Λογαριασμοί-> Προσθήκη-> Καταχώρηση λογαριασμού από προμηθευτή."

1)Επιλογή προμηθευτή

Πριν προχωρήσετε στην εισαγωγή γραμμών προϊόντων, θα χρειαστεί να επιλέξετε τον προμηθευτή σας. Πληκτρολογώντας τα πρώτα γράμματα του ονόματος, θα εμφανιστεί λίστα με τα σχετικά ονόματα για να επιλέξετε.

Εάν δεν υπάρχει ο προμηθευτής, μπορείτε να κλικάρετε "+Προσθήκη προμηθευτή" και να περάσετε τη νέα σας επαφή επιτόπου, χωρίς να φύγετε από τη σελίδα.

Με την εισαγωγή της επαφής θα εφαρμοστούν τυχόν προεπιλογές που έχετε ορίσει σε αυτήν, όπως νόμισμα παραστατικού και φόροι (ΦΠΑ). Φυσικά, μπορείτε να κάνετε την επιλογή σας ή όποια αλλαγή στα σχετικά πεδία μέσα στο παραστατικό.

Πατώντας στην επιλογή Στοιχεία επαφής μπορείτε να δείτε συνοπτικά τις πληροφορίες του προμηθευτή σας, καθώς και όποιον ανεξόφλητο λογαριασμό ή πιστωτικό υπόλοιπο μπορεί να υπάρχει. Πατώντας στην επιλογή Σημειώσεις μπορείτε με μια γρήγορη ματιά να δείτε τι σημειώσεις έχετε καταχωρήσει για αυτόν.

2) Αριθμός

Προαιρετικό πεδίο, στο οποίο μπορείτε να πληκτρολογήσετε τον αριθμό του παραστατικού αγοράς ή κάποια άλλη ένδειξη που θα σας βοηθάει να αναγνωρίζετε ευκολότερα τη συναλλαγή στις αναφορές της εφαρμογής.

3) Ημερομηνία

Η ημερομηνία που αναγράφεται πάνω στο παραστατικό. Εδώ μπορείτε να επιλέξετε την ημερομηνία που επιθυμείτε ή να την πληκτρολογήσετε απευθείας στο πεδίο.

4) Εξόφληση έως

Εάν ο προμηθευτής σας σας έχει ορίσει κάποια ημερομηνία εξόφλησης, μπορείτε να τη συμπεριλάβετε σε αυτό το πεδίο.

Η επιλογή μπορεί να γίνει τόσο με ορισμό της ημερομηνίας, όσο και με εισαγωγή του ορίου εξόφλησης, για παράδειγμα 15 ημέρες μετά την έκδοση∙ η εφαρμογή θα υπολογίσει αυτόματα την ημερομηνία εξόφλησης.

Όταν η ημερομηνία αυτή παρέλθει, ο λογαριασμός θα αλλάξει κατάσταση σε "Ληξιπρόθεσμο" και θα εμφανιστούν οι ανάλογες ειδοποιήσεις εντός της εφαρμογής.

5) Νόμισμα, Υπολογισμοί ποσών

Η προεπιλογή νομίσματος του οργανισμού σας ή του προμηθευτή μέσα από την Επαφή του θα είναι και αυτή του παραστατικού αγοράς (προτεραιότητα στην προεπιλογή δίνεται στο νόμισμα της επαφής). Το παραπάνω δεν είναι δεσμευτικό, καθώς το Elorus σάς επιτρέπει να το αλλάξετε επιτόπου από το "Μολυβάκι".

Από το πεδίο "Τα ποσά είναι" μπορείτε να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο το Elorus θα υπολογίσει τους φόρους για τα προϊόντα/τις υπηρεσίες σας.

1. Όταν είναι επιλεγμένη η εντολή "Προ φόρων" σημαίνει ότι η τιμή μονάδας που καταχωρείτε είναι προ φόρων και αρχική και πάνω σε αυτή θα εφαρμοστούν τυχόν φόροι και εκπτώσεις.

2. Σε διαφορετική περίπτωση (μετά φόρων), καταχωρείτε την τελική τιμή του προϊόντος/υπηρεσίας, συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ & τυχόν εκπτώσεων. Το Elorus θα υπολογίσει στη συνέχεια ποιες είναι οι καθαρές αξίες/αρχικές τιμές και θα τις καταγράψει .

5) Γραμμές λογαριασμού

Ο λογαριασμός αποτελείται από γραμμές στις οποίες εισάγονται:

• η κατηγορία εξόδων στην οποία ανήκει η αγορά (όπως λειτουργικά, αναλώσιμα κ.ά.) για να έχετε πλήρεις αναφορές.
• τα προϊόντα/υπηρεσίες με τις τιμές, οι μονάδες (ποσότητα)
• περιγραφή (προαιρετικά)
• φόροι γραμμής (όπως ΦΠΑ), τους οποίους μπορείτε να επεξεργαστείτε με ένα κλικ στο ομώνυμο πεδίο, απενεργοποιώντας τους αυτόματους υπολογισμούς και ορίζοντας το ποσό φόρου χειροκίνητα∙ πρόκειται για μια δυνατότητα πολύ βοηθητική σε περιπτώσεις που το ποσό του φόρου διαφέρει από τον αυτόματο υπολογισμό
• προσθήκη φόρου στα σύνολα & προσθήκη παρακράτησης φόρου: όπως και στα παραστατικά πωλήσεων, στο μεν πρώτο πεδίο μπορείτε να ορίσετε φόρο επί της συνολικής καθαρής αξίας όλων των γραμμών του παραστατικού (αντί να τον ορίζετε ανά γραμμή). Ένα τέτοιο παράδειγμα είναι π.χ. το χαρτόσημο 3,6%. Μπορείτε να του δώσετε εσείς την τιμή που θέλετε ξεκλειδώνοντας το λουκετάκι, ενώ τον αφαιρείτε πατώντας το "x".

Κάνοντας κλικ στην Προσθήκη παρακράτησης φόρου μπορείτε να καταγράψετε την παρακράτηση που υπάρχει στο τιμολόγιο και αφορά στο σύνολο της καθαρής αξίας παραστατικού.
Μπορείτε να αλλάξετε τη σειρά που εμφανίζονται οι φόροι με "drag and drop", κλικάροντας με το ποντίκι σας και τραβώντας προς τα πάνω ή προς τα κάτω, αλλάζοντας τη σειρά εμφάνισης.

• εκπτώσεις (ως αξία ή ποσοστό)
• εάν το προϊόν ή η υπηρεσία έχει αγοραστεί από εσάς στο πλαίσιο έργου, μπορείτε να το καταγράψετε εδώ και αν επιθυμείτε ο πελάτης να "χρεωθεί" κατά την τιμολόγηση (χρεώσιμο έξοδο)
• +Προσθήκη γραμμής: για να προσθέσετε νέο προϊόν/υπηρεσία στον λογαριασμό.

6) Επισύναψη λογαριασμού/τιμολογίου αγοράς

Το πιθανότερο είναι ότι έχετε παραλάβει μία απόδειξη ή τιμολόγιο για αγορά από προμηθευτή σας. Για να διευκολυνθείτε στην καταχώρηση των δεδομένων προτείνουμε την επισύναψη στο πεδίο δεξιά, κάπως έτσι:

7) Επιλογή κατηγοριοποίησης

Εάν έχετε δημιουργήσει κατηγοριοποιήσεις για τους λογαριασμούς σας, μπορείτε να επιλέξετε τις επιθυμητές ώστε να παρακολουθείτε κάθε τιμολόγιο που δημιουργείτε. Κάτω από τον πίνακα με τις αξίες θα δείτε το πεδίο επιλογής κατηγοριοποίησης.

8) Αποθήκευση λογαριασμού

Όταν έχουν περαστεί τα στοιχεία στο παραστατικό, είστε έτοιμοι να αποθηκεύσετε τόσο σε μορφή "Προσχέδιο" όσο και να προχωρήσετε σε "Έκδοση". Επιλέγετε την αντίστοιχη κατάσταση στο κουμπί αριστερά και επιλέγετε "Αποθήκευση".

• Εάν επιθυμείτε να αποθηκεύσετε και να συνεχίσετε απευθείας με την καταχώρηση επόμενου λογαριασμού, μπορείτε να επιλέξετε "Αποθήκευση και προσθήκη νέου"
• Εφόσον θέλετε απλώς να εφαρμόσετε τις έως τώρα αλλαγές, συνεχίζοντας να καταγράφετε τα στοιχεία, με την επιλογή "Εφαρμογή αλλαγών" θα γίνει η αποθήκευση και εσείς θα παραμείνετε στη σελίδα αυτή.

Εάν προσθέσετε κάποια είσπραξη, τότε η κατάσταση του παραστατικού αλλάζει σε μερικώς εξοφλημένο ή εξοφλημένο ανάλογα με το ποσό που εισπράξατε (για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις εισπράξεις και τις πληρωμές δείτε το σχετικό άρθρο).