Προσθήκη προσφορών

Έστω ότι ένας πελάτης σας θέλει να δει πόσο θα του κοστίσει να αναλάβετε μία εργασία γι΄αυτόν - ενδεχομένως για να συγκρίνει με ανταγωνιστές σας. Μπορείτε να του ετοιμάσετε την καλύτερη δυνατή προσφορά αξιοποιώντας τη σχετική λειτουργία.

Από το κεντρικό μενού, επιλέγετε "Προσφορές" και κάνετε "+Προσθήκη".

Επιλέξτε τον πελάτη σας (χρήση επαφής)

Πρώτα από όλα, θα πρέπει να επιλέξετε τον πελάτη σας. Εάν δε βρίσκεται στους ήδη διαθέσιμους από τη λίστα επαφών, κάντε κλικ στο +Προσθήκη νέου πελάτη και δημιουργήστε την αντίστοιχη επαφή επιτόπου.

Με το που ολοκληρώνετε την επιλογή πελάτη θα μπορέσετε να προχωρήσετε στα λοιπά στοιχεία.

Τύπος εγγράφου, Ημερομηνία (έκδοσης), Αρίθμηση

Στο επόμενο βήμα επιλέγετε τύπο εγγράφου (Προσφορά, Προτιμολόγιο κλπ). Εάν δεν κάνετε κάποια επιλογή, το σύστημα θα χρησιμοποιήσει την αντίστοιχη προεπιλογή.

Ελέγξτε σχετικά εντός του μενού Τύποι εγγράφων όπου μπορείτε να προσθέσετε και άλλους τύπους εγγράφων με εφαρμογή στις προσφορές.

Στις προσφορές εφαρμόζεται η σειριακή αρίθμηση του elorus. Αυτό σημαίνει ότι αυτομάτως κάθε προσφορά θα λάβει τον επόμενο αριθμό της προηγούμενης, εκτός κι αν καταχωρήσετε κάτι διαφορετικό. Επίσης, επιτρέπεται και η εισαγωγή σειράς αρίθμησης. (Στην παραπάνω εικόνα αυτή είναι η σειρά Α).

Η ημ/νία έκδοσης είναι υποχρεωτική και μπορείτε να κάνετε την επιλογή σας από το ημερολόγιο - ανοίγει κλικάροντας στο πεδίο. Εναλλακτικά, πληκτρολογήστε.

Νόμισμα, Υπολογισμοί ποσών

Η προεπιλογή νομίσματος του οργανισμού σας ή του πελάτη σας θα είναι και αυτή του παραστατικού - εκτός κι αν προβείτε σε αλλαγή, δυνατή επί τόπου (από το "Μολυβάκι).

Από την επιλογή "Τα ποσά είναι" καθορίζετε τον τρόπο υπολογισμού ποσών στις γραμμές προϊόντων σας. Εάν επιλέξετε "προ φόρων", μπορείτε να καταχωρήσετε την τιμή προ ΦΠΑ+έκπτωσης - τα ποσά θα υπολογιστούν στην αρχική τιμή, αυτόματα, από την εφαρμογή. Αντίστοιχα, "μετά φόρων" σημαίνει ότι θα καταχωρήσετε τις αξίες μετά των φόρων και των εκπτώσεων που σκοπεύετε να εφαρμόσετε. Για διευκρινίσεις διαβάστε σχετικά.

Γραμμές προϊόντων/υπηρεσιών

Μπορείτε να έχετε μία ή περισσότερες γραμμές προϊόντων/υπηρεσιών στην προσφορά σας. Εάν κάποια από αυτές βρίσκεται ήδη καταχωρημένη στην αποθήκη σας, δεν έχετε παρά να κάνετε αναζήτηση και να επιτρέψετε στην εφαρμογή την αυτόματη καταχώρηση τιμών και φόρων. Πληκτρολογήστε τις τροποποιήσεις σας και κάντε επιτόπου την προσθήκη προϊόντος.

Η όλη διαδικασία - στο μεγαλύτερο μέρος της - ταυτίζεται με αυτήν της προσθήκης παραστατικών πώλησης - πατήστε για να βρείτε περισσότερες λεπτομέρειες στο σχετικό άρθρο.

Πρότυπο, Δημόσιες Σημειώσεις, Όροι και προϋποθέσεις

Το Πρότυπο που θα επιλέξετε ρυθμίζει την εμφάνιση των προσφορών σας παράλληλα με τη γλώσσα και τις πληροφορίες που θα λάβει ο πελάτης σε σχέση με το παραστατικό. Τα πεδία αυτά μπορούν να προ-συμπληρωθούν μέσω των αντίστοιχων πληροφοριών που πληκτρολογήθηκαν στο πρότυπο.

Οι Δημόσιες σημειώσεις μπορούν να περιέχουν περαιτέρω διευκρινίσεις, όπως για παράδειγμα στοιχεία για την παραλαβή των προϊόντων, εφόσον γίνει αποδεκτή η προσφορά.

Με παρόμοιο τρόπο χρησιμοποιείται το πεδίο Όροι και προϋποθέσεις, με επιπλέον πληροφορίες όπως στοιχεία πληρωμής, προθεσμία αποδοχής (εάν κριθεί απαραίτητο) κ.ά.

Αποθήκευση προσφοράς

Ουσιαστικά δύο είναι οι επιλογές κατάστασης κατά την αποθήκευση: προσχέδιο ή εκδόθηκε.
Επιπλέον, από το άνω βέλος (δίπλα στο κουμπί της αποθήκευσης), λαμβάνετε δύο ακόμη επιλογές:

• Αποθήκευση και προσθήκη νέου: σώζετε την υφιστάμενη καταχώρηση προσφοράς ανοίγοντας τη φόρμα για την προσθήκη της επόμενης
• Εφαρμογή αλλαγών: αποθηκεύετε όσες πληροφορίες έχουν περαστεί στα πεδία χωρίς να χρειαστεί να κλείσετε και να ξανανοίξετε τη φόρμα. Αν, ωστόσο, αυτό γίνει εκ παραδρομής, θα βρείτε την προσφορά στα προσχέδια.

Η δεύτερη δυνατότητα διατίθεται όταν η προσφορά είναι σε κατάσταση "προσχέδιο".