Πώς μπορώ να καταχωρήσω προηγούμενα υπόλοιπα πελατών και προμηθευτών;

Καταγράψτε προηγούμενες οφειλές στην καρτέλα πελάτη σας.

Κάθε πώληση και αγορά στο elorus καταγράφεται αυτόματα στην αντίστοιχη καρτέλα πελάτη ή προμηθευτή. Έτσι, έχετε ανά πάσα στιγμή τον έλεγχο των οφειλών σας.

Εάν είστε νέος χρήστης στην εφαρμογή, μπορείτε να παρακολουθήσετε παλαιότερα υπόλοιπα καταγράφοντάς τα με τις παρακάτω συμβουλές, ούτως ώστε να έχετε σωστή εικόνα στην καρτέλα του εκάστοτε συνεργάτη σας.

Εκκρεμή υπόλοιπα πελατών (από πωλήσεις)

Εδώ υπάρχουν δύο σενάρια: να σας οφείλει ο πελάτης ή να του οφείλετε εσείς κάποια επιστροφή χρημάτων. Η επιστροφή χρημάτων μπορεί να οφείλεται - εκτός από επιστροφή αγαθών - και σε πιστωτικά που δεν έχει εξαργυρώσει. Το βασικό πλάνο είναι να δημιουργήσετε "παραστατικά" στην εφαρμογή που να περιλαμβάνουν το ποσό του υπολοίπου, αλλά να είναι διακριτά από τα "κανονικά" παραστατικά πωλήσεων.

Για να τα διαχωρίσετε πρέπει να δημιουργήσετε μια σειρά ή τύπο εγγράφου όπου θα υπάγονται τα υπόλοιπα των πελατών σας.

Προετοιμασία

Το πρώτο βήμα είναι να δημιουργήσετε έναν τύπο παραστατικών στο Elorus, τον οποίο θα χρησιμοποιήσετε για να καταγράψετε τα υπόλοιπα των πωλήσεων.

Από το μενού Ρυθμίσεις επιλέγετε "Τύποι εγγράφων -> Προσθήκη" και συμπληρώνετε τα πεδία.

Ορίζετε ότι αφορά σε: "Παραστατικά πώλησης" και ότι πρόκειται για "Άλλο/Εσωτερική χρήση".

Ως τίτλο μπορείτε να πληκτρολογήσετε "Παλαιά υπόλοιπα", "Προηγούμενες οφειλές" ή κάτι παρεμφερές.

Ο συγκεκριμένος τύπος παραστατικού δεν κρίνεται σκόπιμο να γίνει προεπιλογή - το έγγραφο θα χρησιμοποιηθεί για την καρτέλα.

Εφόσον υπάρχουν και εκκρεμότητες προς τον πελάτη, μπορείτε να επαναλάβετε τα βήματα, μόνο που αυτή τη φορά εφαρμόζετε σε "Πιστωτικά παραστατικά".

Λεπτομέρειες για τη δημιουργία τύπων εγγράφων θα βρείτε στον σχετικό οδηγό.

Εισαγωγή οφειλής στο σύστημα

Μεταβαίνετε στο μενού "Πωλήσεις-> Προσθήκη" για να ανοίξει η φόρμα.
Επιλέγετε τον πελάτη.

Βεβαιωθείτε ότι ο τύπος εγγράφων στο σχετικό πεδίο είναι και αυτός που δημιουργήσατε για τον σκοπό. Στο παραδειγμα, ο τύπος αυτός είναι το "Προηγούμενα Υπόλοιπα".

Στον πίνακα "Προϊόντα/Υπηρεσίες" μπορείτε να πληκτρολογήσετε στο πεδίο "Τίτλος" μια γενική περιγραφή της κίνησης, π.χ. "Μεταφορά υπολοίπου στο elorus". Στη συνέχεια μπορείτε να καταγράψετε στο πεδίο "Τιμή μονάδας" το ποσό αυτό, χωρίς να προσθέσετε κάποιο φόρο στο αντίστοιχο πεδίο (επιλέξτε ΦΠΑ 0%).

Τέλος, επιλέγοντας στο πεδίο "Έκδοση -> Αποθήκευση" η εγγραφή θα ολοκληρωθεί. Μετά από αυτά τα βήματα, το προηγούμενο αυτό υπόλοιπο θα προβάλλεται μέσα στην επαφή του πελάτη, αλλά και στην καρτέλα κινήσεων.

Εξόφληση υπολοίπου

Το ποσό αυτό μπορείτε να το εξοφλήσετε μέσα από τη σελίδα προβολής της εγγραφής και το πεδίο "Προσθήκη είσπραξης", χειροκίνητα. Επίσης, ο πελάτης μπορεί να εξοφλήσει online είτε μέσω του client portal ή λαμβάνοντάς το "παραστατικό" αυτό με email.

Διαβάσετε περισσότερα για τα παραστατικά πώλησης εδώ.

H εταιρεία σας οφείλει στον πελάτη

Για να καταγράψετε ένα πιστωτικό υπόλοιπο θα πρέπει, εφόσον έχετε δημιουργήσει τον τύπο εγγράφου Πιστωτικό τιμολόγιο για Άλλο/Εσωτερική χρήση) και έχετε δημιουργήσει και μια σειρά αρίθμησης (π.χ. ΠΥ), να καταχωρήσετε το πιστωτικό παραστατικό από το μενού "...Περισσότερα -> Πιστωτικά πώλησης-> Προσθήκη".

Εδώ θα επιλέξετε τον πελάτη και στη συνέχεια το "Πιστωτικό τιμολόγιο" στο πεδίο "Τύπος εγγράφων". Στο πεδίο "Αριθμός" θα επιλέξετε τη σειρά "ΠΥ".

Στη συνέχεια, θα προχωρήσετε με τη συμπλήρωση του πίνακα "Προϊόντα/Υπηρεσίες" όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε στο πεδίο "Τίτλος" μια γενική περιγραφή της κίνησης, π.χ. Μεταφορά υπολοίπου στο elorus. Στην τιμή μονάδας θα πληκτρολογήσετε το ποσό του υπολοίπου (όπως είδαμε παραπάνω).

Τέλος, μπορείτε να ολοκληρώσετε την εγγραφή επιλέγοντας από το πεδίο "Έκδοση -> Αποθήκευση".

Εξόφληση υπολοίπου

Το ποσό αυτό μπορείτε να το εξοφλήσετε μέσα από τη σελίδα προβολής της εγγραφής και το πεδίο "+ Προσθήκη πληρωμής" χειροκίνητα.

Διαβάστε περισσότερα για τα πιστωτικά τιμολόγια εδώ.

Εκκρεμή υπόλοιπα από αγορές (προμηθευτών)

Προκειμένου να καταγράψετε υπόλοιπα προμηθευτών θα χρειαστεί απλά να δημιουργήσετε εγγραφές, δηλώνοντας έναν αριθμό αναφοράς της κίνησης. Για παράδειγμα, μπορείτε και εδώ να χρησιμοποιήσετε το πρόθεμα "ΠΥ" (προηγούμενο υπόλοιπο) και να ορίσετε έναν οποιονδήποτε αριθμό μετά από αυτό. Και εδώ υπάρχουν 2 υποπεριπτώσεις, πάμε να τις δούμε αναλυτικότερα:

Η εταιρεία σας οφείλει στον προμηθευτή

Όταν υπάρχουν ανεξόφλητα τιμολόγια από προμηθευτή σας ή άλλες υποχρεώσεις πληρωμής τις οποίες δεν έχετε καταγράψει στο πρόγραμμα, μπορείτε να εκμεταλλευτείτε τη λειτουργικότητα "Λογαριασμοί" για να κάνετε μαζικά τις σχετικές καταχωρήσεις.

Προχωρήστε από το μενού "...Περισσότερα-> Λογαριασμοί -> Προσθήκη-> Καταχώριση λογαριασμού από προμηθευτή" . Αρχικά, θα πρέπει να επιλέξετε τον προμηθευτή σας ή να δημιουργήσετε μία νέα επαφή επιτόπου. Στο πεδίο "Αριθμός" μπορείτε να πληκτρολογήσετε κάτι χαρακτηριστικό που θα σας βοηθήσει αργότερα να εντοπίσετε τις εγγραφές σας στο σύστημα, όπως "ΠΥ-1".

Στη συνέχεια, στον πίνακα "Προϊόντων/ Υπηρεσιών" θα δηλώσετε την κατηγορία εξόδων (επιλογή από τις ήδη υπάρχουσες ή προσθήκης νέας κατηγορίας) όπως π.χ. "Πιστωτικό υπόλοιπο προμηθευτή - Μεταφορά υπολοίπου" στο πεδίο "Περιγραφή" και στην "Τιμή μονάδας" θα εισάγετε το οφειλόμενο ποσό χωρίς να εφαρμόσετε κάποιο ΦΠΑ στο πεδίο φόρων.

Επιλέγοντας στο πεδίο "Έκδοση-> Αποθήκευση", η καταγραφή του υπολοίπου έχει ολοκληρωθεί.

Εξόφληση προηγούμενου υπολοίπου

Όταν εξοφλήσετε τον προμηθευτή, μπορείτε να ανατρέξετε στην εγγραφή αυτή και να κάνετε "+Προσθήκη νέας πληρωμής".

Διαβάστε περισσότερα για τους λογαριασμούς εδώ.

Ο προμηθευτής οφείλει στην εταιρεία σας

Για να καταγράψετε αυτό το υπόλοιπο, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια εγγραφή από το μενού "...Περισσότερα-> Πιστωτικα προμηθευτή-> Προσθήκη-> Καταχώριση πιστωτικού από προμηθευτή" .

Η διαδικασία είναι παρόμοια με την περίπτωση που οφείλετε στον προμηθευτή σας, όπως βλέπετε στην παρακάτω εικόνα.

Αν σας εξυπηρετεί, μπορείτε να δημιουργήσετε επιτόπου μια νέα κατηγορία εξόδων πατώντας "+Προσθήκη νέου":

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με την προσθήκη πιστωτικών προμηθευτή εδώ.

Εξόφληση προηγούμενου υπολοίπου

Όταν o προμηθευτής σας εξοφλήσει, μπορείτε να ανατρέξετε στην εγγραφή αυτή και να κάνετε "+Προσθήκη είσπραξης".