Τι είναι τα Παραστατικά αγορών

Τα εταιρικά έξοδα συνήθως αφορούν χρήματα που ξοδεύει ένας οργανισμός στην προσπάθειά του να δημιουργήσει έσοδα. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν δαπάνες όπως πληρωμές ενοικίου, έξοδα μετακίνησης, λειτουργικά έξοδα κλπ., καθώς και αγορές προϊόντων ή υπηρεσιών από προμηθευτές. To Elorus παρέχει δύο διαφορετικές λειτουργίες μέσω των οποίων μπορείτε να καταγράφετε και να παρακολουθείτε όλα τα έξοδα της επιχείρησής σας: Τα Έξοδα και τα Παραστατικά αγορών.

Παραστατικά αγορών

Όταν πραγματοποιείτε μια αγορά, ο προμηθευτής συνήθως αποστέλλει ένα παραστατικό αγορών (εκδίδει τιμολόγιο), από το οποίο απορρέει η υποχρέωση πληρωμής για προϊόντα που παραλάβατε ή για υπηρεσίες που καταναλώσατε. Στο Elorus τα παραστατικά αυτά αναφέρονται απλά ως Παραστατικά αγορών.

Η διαχείριση των παραστατικών αγορών είναι παρόμοια με αυτή των παραστατικών πώλησης. Μπορείτε να καταγράψετε τα τιμολόγια αγορών που λαμβάνετε, καθώς και τις σχετικές πληρωμές τους. Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε την κατάσταση πληρωμής του εκάστοτε παραστατικού αγορών και να λαμβάνετε αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις για τυχόν υπόλοιπα προς τους προμηθευτές σας.

Φυσικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία των Παραστατικών αγορών για να καταχωρίζετε και δαπάνες εκτός του πλαισίου αγορών προϊόντων και υπηρεσιών, όπως τα έξοδα μετακίνησης, τα λειτουργικά έξοδα κλπ. Παρόλα αυτά, τέτοιου τύπου έξοδα είναι συνήθως εξοφλημένα κατά τη στιγμή της καταχώρισης και η χειροκίνητη καταγραφή των πληρωμών προσθέτει ένα περιττό κόστος διαχείρισης. Για τις περιπτώσεις αυτές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία των Εξόδων.

Κατηγορίες εξόδων

Κάθε φορά που εισάγετε ένα παραστατικό αγορών στην εφαρμογή, καλείστε να το συσχετίσετε με μία Κατηγορία εξόδων ώστε να γνωρίζετε ανά πάσα στιγμή πού ξοδεύετε τα χρήματά σας. Θα βρείτε ήδη αποθηκευμένο ένα πλήθος κατηγοριών, ειδικά σχεδιασμένο να καλύπτει τα τυπικά έξοδα μιας επιχείρησης. Παρόλα αυτά, μπορείτε να διαχειριστείτε τις διαθέσιμες κατηγορίες εξόδων και να τις προσαρμόσετε στις δικές σας ανάγκες.

Έξοδα στο πλαίσιο έργων

Τα παραστατικά αγορών μπορούν προαιρετικά να συσχετιστούν και με τα Έργα στα οποία αφορούν, ώστε να έχετε ορθή εικόνα των οικονομικών αποτελεσμάτων του εκάστοτε έργου. Παράλληλα, μπορείτε να επιλέξετε να χρεώσετε αυτόματα το σχετικό έξοδο στον πελάτη, την επόμενη φορά που θα τιμολογήσετε το Έργο.

Παραστατικά αγορών και αποθήκη

Τα παραστατικά αγορών μπορούν να συσχετιστούν με Προϊόντα / Υπηρεσίες, αναπαριστώντας μια αγορά αντικειμένων της αποθήκης. Σε περίπτωση που έχει ενεργοποιηθεί η διαχείριση αποθέματος, το Elorus θα αυξάνει το διαθέσιμο υπόλοιπο με βάση την ποσότητα της αγοράς.

Αποδείξεις και άλλα επισυναπτόμενα

Εάν το επιθυμείτε, μπορείτε να επισυνάπτετε τα αντίστοιχα τιμολόγια ή και άλλα σχετικά έγγραφα σε κάθε παραστατικό αγορών. Έτσι, τα παραστατικά θα είναι πάντα διαθέσιμα online στο λογιστήριο ή άλλους ενδιαφερόμενους, ενώ μπορούν και να εξαχθούν μαζικά σε αρχείο τύπου ZIP για λόγους αρχείου.

Επιπλέον κατηγοριοποιήσεις

Εκτός του διαχωρισμού με βάση την Κατηγορία εξόδων, τα παραστατικά αγορών μπορούν να κατηγοριοποιηθούν και με βάση οποιαδήποτε άλλη ιδιότητα προκύπτει από τις ανάγκες της επιχείρησής σας (π.χ. αγορές ανά ομάδα εργασίας). Για περισσότερες πληροφορίες, επισκεφτείτε το άρθρο για τις Κατηγοριοποίησεις.

Έκδοση παραστατικών αγορών ως λήπτης

Η έκδοση ενός παραστατικού αγοράς ως λήπτης είναι μια εμπορική συμφωνία μεταξύ ενός προμηθευτή και ενός πελάτη κατά την οποία ο πελάτης (εσείς) ύστερα από συμφωνία συντάσσει το τιμολόγιο του προμηθευτή και προωθεί ένα αντίγραφο σε αυτόν με την πληρωμή. Σε περίπτωση δε που ο προμηθευτής είναι ιδιώτης, μη υπόχρεος έναρξης εργασιών, αντί τιμολογίου εκδίδεται ειδικό παραστατικό με την ένδειξη «Τίτλος κτήσης». Και στις δύο περιπτώσεις, η επιχείρηση καλείται να εκδώσει παραστατικά αγορών για συναλλαγές στις οποίες εμφανίζεται ως λήπτης προϊόντων ή υπηρεσιών.

Στο Elorus τα παραστατικά αγορών που εκδίδετε ως λήπτης αποτελούν μια ειδική μορφή Παραστατικών αγορών, με την έννοια ότι τα συγκεκριμένα παραστατικά αγορών έχουν εκτυπώσιμη μορφή (μπορούν να εξαχθούν σε αρχείο PDF) και είναι δυνατή η αποστολή τους με email στον προμηθευτή