Τι είναι οι Λογαριασμοί

Τα εταιρικά έξοδα συνήθως αφορούν χρήματα που ξοδεύει ένας οργανισμός στην προσπάθειά του να δημιουργήσει έσοδα. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν δαπάνες όπως πληρωμές ενοικίου, έξοδα μετακίνησης, λειτουργικά έξοδα κ.λ.π., καθώς και αγορές προϊόντων ή υπηρεσιών από προμηθευτές. To Elorus παρέχει δύο διαφορετικές λειτουργίες μέσω των οποίων μπορείτε να καταγράφετε και να παρακολουθείτε όλα τα έξοδα της επιχείρησής σας: Τα Έξοδα και τους Λογαριασμούς.

Λογαριασμοί

Όταν πραγματοποιείτε μια αγορά, ο προμηθευτής συνήθως αποστέλλει ένα λογαριασμό (π.χ. εκδίδει τιμολόγιο), από τον οποίο απορρέει η υποχρέωση πληρωμής για προϊόντα που παραλάβατε ή για υπηρεσίες που καταναλώσατε. Στο Elorus τα παραστατικά αυτά αναφέρονται απλά ως Λογαριασμοί.

Η διαχείριση των Λογαριασμών είναι παρόμοια με αυτή των παραστατικών πώλησης. Μπορείτε να καταγράψετε τα τιμολόγια αγορών που λαμβάνετε, καθώς και τις σχετικές πληρωμές τους. Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε την κατάσταση πληρωμής του εκάστοτε παραστατικού αγορών και να λαμβάνετε αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις για τυχόν υπόλοιπα προς τους προμηθευτές σας.

Φυσικά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία των Λογαριασμών για να καταχωρείτε και δαπάνες εκτός του πλαισίου αγορών προϊόντων και υπηρεσιών, όπως τα έξοδα μετακίνησης, τα λειτουργικά έξοδα κλπ. Παρόλα αυτά, τέτοιου τύπου έξοδα είναι συνήθως εξοφλημένα κατά τη στιγμή της καταχώρησης και η χειροκίνητη καταγραφή των πληρωμών προσθέτει ένα περιττό κόστος διαχείρισης. Για τις περιπτώσεις αυτές μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία των Εξόδων.

Κατηγορίες εξόδων

Κάθε φορά που καταχωρείτε ένα Λογαριασμό στην εφαρμογή καλείστε να τον συσχετίσετε με μία Κατηγορία εξόδων ώστε να γνωρίζετε ανά πάσα στιγμή πού ξοδεύετε τα χρήματά σας. Θα βρείτε ήδη αποθηκευμένο ένα πλήθος κατηγοριών, ειδικά σχεδιασμένο να καλύπτει τα τυπικά έξοδα μιας επιχείρησης. Παρόλα αυτά, μπορείτε να διαχειριστείτε τις διαθέσιμες κατηγορίες εξόδων και να τις προσαρμόσετε στις δικές σας ανάγκες.

Έξοδα στα πλαίσια έργων

Οι Λογαριασμοί μπορούν προαιρετικά να συσχετιστούν και με τα Έργα στα οποία αφορούν, ώστε να έχετε ορθή εικόνα των οικονομικών αποτελεσμάτων του εκάστοτε έργου. Παράλληλα, μπορείτε να επιλέξετε να χρεώσετε αυτόματα το σχετικό έξοδο στον πελάτη, την επόμενη φορά που θα τιμολογήσετε το Έργο.

Λογαριασμοί και αποθήκη

Οι Λογαριασμοί μπορούν να συσχετιστούν με Προϊόντα / Υπηρεσίες, αναπαριστώντας μια αγορά αντικειμένων της αποθήκης. Σε περίπτωση που έχει ενεργοποιηθεί η διαχείριση αποθέματος, το Elorus θα αυξάνει το διαθέσιμο υπόλοιπο με βάση την ποσότητα της αγοράς.

Αποδείξεις και άλλα επισυναπτόμενα

Εάν το επιθυμείτε, μπορείτε να επισυνάπτετε τα αντίστοιχα τιμολόγια ή και άλλα σχετικά έγγραφα σε κάθε Λογαριασμό. Έτσι, τα παραστατικά θα είναι πάντα διαθέσιμα online στο λογιστήριο ή άλλους ενδιαφερόμενους, ενώ μπορούν και να εξαχθούν μαζικά σε αρχείο τύπου ZIP για λόγους αρχείου.

Επιπλέον κατηγοριοποιήσεις

Εκτός του διαχωρισμού με βάση την Κατηγορία εξόδων, οι Λογαριασμοί μπορούν να κατηγοριοποιηθούν και με βάση οποιαδήποτε άλλη ιδιότητα προκύπτει από τις ανάγκες της επιχείρησής σας (π.χ. αγορές ανά ομάδα εργασίας). Για περισσότερες πληροφορίες δείτε το άρθρο για τις Κατηγοριοποίησεις.

Έκδοση παραστατικών ως λήπτης

Η έκδοση ενός παραστατικού αγοράς ως λήπτης είναι μια εμπορική συμφωνία μεταξύ ενός προμηθευτή και ενός πελάτη κατά την οποία ο πελάτης (εσείς) ύστερα από συμφωνία συντάσσει το τιμολόγιο του προμηθευτή και προωθεί ένα αντίγραφο σε αυτόν με την πληρωμή. Σε περίπτωση δε που ο προμηθευτής είναι ιδιώτης, μη υπόχρεος έναρξης εργασιών, αντί τιμολογίου εκδίδεται ειδικό παραστατικό με την ένδειξη «Τίτλος κτήσης». Και στις δύο περιπτώσεις, η επιχείρηση καλείται να εκδώσει παραστατικά αγορών για συναλλαγές στις οποίες εμφανίζεται ως λήπτης προϊόντων ή υπηρεσιών.

Στο Elorus τα παραστατικά που εκδίδετε ως λήπτης αποτελούν μια ειδική μορφή Λογαριασμών. Σε γενικές γραμμές συμπεριφέρονται όπως και οι Λογαριασμοί, αλλά επιπλέον έχουν εκτυπώσιμη μορφή (μπορούν να εξαχθούν σε αρχείο PDF) και είναι δυνατή η αποστολή τους με email στον προμηθευτή