Τι είναι τα Παραστατικά πωλήσεων

Τα Παραστατικά πωλήσεων στο Elorus είναι έγγραφα που καταγράφουν τις πωλήσεις αγαθών ή υπηρεσιών προς πελάτες. Αποτελούν βασικό στοιχείο για την παρακολούθηση των εσόδων της επιχείρησής σας και μπορούν να αποσταλούν αυτόματα στην ΑΑΔΕ μέσω της πλατφόρμας myDATA.

Βασικές λειτουργίες

Μέσα από το μενού Παραστατικά πωλήσεων, μπορείτε να:

• Δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε παραστατικά όπως τιμολόγια και αποδείξεις.
• Δημιουργήσετε επαναλαμβανόμενα παραστατικά πωλήσεων τα οποία δημιουργούνται αυτόματα με προκαθορισμένη συχνότητα.
• Στείλετε παραστατικά μέσω email στους πελάτες σας.
• Εκδώσετε πιστωτικά για την ακύρωση ή διόρθωση συναλλαγών.
• Παρακολουθείτε πληρωμές και εκκρεμότητες.
• Εκτυπώσετε ή να εξαγάγετε παραστατικά σε PDF.
• Κατηγοριοποιήσετε τις αγορές σας με βάση τις ανάγκες της επιχείρησής σας.
• Συσχετίσετε τις πωλήσεις σας με τα Έργα στα οποία αφορούν, ώστε να έχετε ορθή εικόνα των οικονομικών αποτελεσμάτων του εκάστοτε έργου.
• Επισυνάψετε συνοδευτικά αρχεία σε παραστατικά πωλήσεων.
• Ομαδοποιήσετε και να φιλτράρετε τις εγγραφές σας βάσει πελάτη, ημερομηνίας ή κατάστασης.

Καταστάσεις παραστατικών πωλήσεων

Κάθε παραστατικό πωλήσεων μπορεί να βρίσκεται σε μία από τις παρακάτω καταστάσεις:

• Προσχέδιο: Το παραστατικό έχει αποθηκευτεί αλλά δεν έχει οριστικοποιηθεί. Δεν ενημερώνει οικονομικά στοιχεία, δεν αποστέλλεται στο myDATA και μπορεί να τροποποιηθεί πλήρως.

• Υπό έκδοση: Το παραστατικό βρίσκεται προσωρινά σε κατάσταση αναμονής. Δεν επηρεάζει τα οικονομικά στοιχεία και δεν μπορεί να τροποποιηθεί. Η κατάσταση αυτή χρησιμοποιείται:

  • Κατά την επεξεργασία πληρωμής μέσω POS.
  • Όταν το παραστατικό έχει αποσταλεί σε πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης και αναμένεται ενημέρωση για την έκβασή του.

  Παραστατικά σε αυτή την κατάσταση θα μεταβούν αυτόματα σε Εκδόθηκε, Ακυρωμένο ή Προσχέδιο, ανάλογα με το αποτέλεσμα της διαδικασίας.

• Εκδόθηκε: Το παραστατικό είναι οριστικοποιημένο και ενημερώνει τα οικονομικά στοιχεία της εφαρμογής (π.χ. υπόλοιπα πελατών, αναφορές). Σε αυτή την κατάσταση ενεργοποιούνται οι περισσότερες λειτουργίες, όπως η αποστολή email ή η είσπραξη πληρωμών. Η επεξεργασία ενός παραστατικού που έχει εκδοθεί δεν επιτρέπεται.

• Μερικώς εξοφλημένο: Το παραστατικό έχει εκδοθεί και έχουν συσχετιστεί εισπράξεις που καλύπτουν μέρος του πληρωτέου ποσού.

• Εξοφλημένο: Το παραστατικό έχει εξοφληθεί πλήρως.

• Ληξιπρόθεσμο: Το παραστατικό έχει εκδοθεί αλλά η ημερομηνία εμπρόθεσμης εξόφλησης έχει παρέλθει, χωρίς να έχει εξοφληθεί πλήρως.

• Ακυρωμένο: Το παραστατικό έχει ακυρωθεί και δεν λαμβάνεται υπόψη σε αναφορές ή υπολογισμούς. Αν έχει αποσταλεί στο myDATA, η ακύρωση ενημερώνεται και εκεί.

Σύνδεση με το myDATA

Το Elorus υποστηρίζει τη διαβίβαση παραστατικών στην πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ με δύο τρόπους:

• Απευθείας αποστολή ως ERP: Το Elorus μπορεί να λειτουργήσει ως λογισμικό τύπου ERP και να αποστέλλει παραστατικά απευθείας στο myDATA.
• Μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης: Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν πιστοποιημένο πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης που συνεργάζεται με το Elorus για την αποστολή παραστατικών.

Η αποστολή παραστατικών πραγματοποιείται κατά την έγκριση (έκδοση) του παραστατικού και συνοδεύεται μεταξύ άλλων από την ανάκτηση του μοναδικού αριθμού καταχώρισης ΜΑΡΚ, του μοναδικού αναγνωριστικού UID και του σχετικού κώδικα QR, τα οποία καταγράφονται αυτόματα στο έγγραφο.

Αν προκύψει σφάλμα κατά τη διαβίβαση, το Elorus θα σας ενημερώσει σχετικά, ώστε να προβείτε στις απαραίτητες ενέργειες διόρθωσης.

Τύποι παραστατικών myDATA

Μέσω των Παραστατικών πωλήσεων μπορείτε να διαχειρίζεστε τους ακόλουθους τύπους παραστατικών με βάση την κωδικοποίηση του myDATA: