Έκδοση παραστατικού αγορών

Υπάρχουν περιπτώσεις όπου ο λήπτης των εμπορευμάτων/προϊόντων εκδίδει ο ίδιος παραστατικό εκ μέρους του προμηθευτή μετά από συμφωνία μαζί του (Αυτοτιμολόγηση) ή περιπτώσεις όπου ο εκδότης είναι μη υπόχρεος έκδοσης ή αρνείται να εκδώσει (Τίτλος κτήσης).
Ένα παράδειγμα αυτοτιμολόγησης π.χ. η περίπτωση ενός μεγάλου super market που εκδίδει παραστατικό αγοράς για προϊόντα που έχει αγοράσει από μικρούς παραγωγούς/συνεταιρισμούς.

Για να εκδώσετε ένα παραστατικό αγορών ως λήπτης προϊόντων ή υπηρεσιών (Αυτοτιμολόγηση ή Τίτλος κτήσης) θα πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε τον συγκεκριμένο τύπο εγγράφου για τους Λογαριασμούς.
Στη συνέχεια, θα μεταβείτε στο ...Περισσότερα > Λογαριασμοί από το κεντρικό μενού, θα κάνετε κλικ στο κουμπί Προσθήκη και θα επιλέξετε Έκδοση παραστατικού αγορών ως λήπτης.

Επιλογή προμηθευτή

Πρώτα πρέπει να επιλέξετε την επαφή του Προμηθευτή. Εάν δε βλέπετε μια συγκεκριμένη επαφή στη λίστα, πληκτρολογήστε μερικά γράμματα στο πεδίο αναζήτησης. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε νέα επαφή απευθείας με την +Προσθήκη νέου προμηθευτή.

Κατά την επιλογή προμηθευτή το Elorus αντιγράφει τα στοιχεία της επαφής (Όνομα, ΑΦΜ, Διεύθυνση κ.λπ.) στο παραστατικό. Πρόκειται για πληροφορίες που θα εμφανίζονται επάνω στο εκτυπώσιμο και θα αποστέλλεται στο myDATA. Για να τροποποιήσετε τα στοιχεία αυτά, κλικάρετε το κουμπί Επεξεργασία.

Πατώντας στην επιλογή Στοιχεία επαφής μπορείτε να δείτε συνοπτικά τις πληροφορίες του προμηθευτή σας, καθώς και όποιον ανεξόφλητο λογαριασμό ή πιστωτικό υπόλοιπο μπορεί να υπάρχει. Πατώντας στην επιλογή Σημειώσεις μπορείτε με μια γρήγορη ματιά να δείτε τι σημειώσεις έχετε καταχωρήσει για αυτόν.

Βασικές πληροφορίες

Επιλέξτε τον Τύπο εγγράφων που θέλετε να εκδώσετε και την Ημερομηνία έκδοσης.

Το Elorus θα αποδώσει αυτόματα αριθμό στο παραστατικό, ανάλογα και με τις ρυθμίσεις αρίθμησης του οργανισμού σας. Σε περίπτωση που επιθυμείτε να ορίσετε συγκεκριμένο Αριθμό χειροκίνητα, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το λουκέτο δεξιά του πεδίου αρίθμησης, όπως δείχνει η πιο πάνω εικόνα.

Προαιρετικά, μπορείτε να συμπληρώσετε και μία Ημερομηνία εξόφλησης που θα δηλώνει την προθεσμία πληρωμής του παραστατικού και θα εμφανίζεται επάνω στο εκτυπώσιμο. Σε περίπτωση που δεν έχετε εξοφλήσει το παραστατικό έως τη συγκεκριμένη ημερομηνία, το Elorus θα αλλάξει την κατάσταση του παραστατικού σε Ληξιπρόθεσμο, ενώ θα σας στείλει και σχετική Ειδοποίηση.

Νόμισμα & υπολογισμοί ποσών

Η εφαρμογή θα προσπαθήσει να αναγνωρίσει αυτόματα το νόμισμα του παραστατικού, αναζητώντας (με σειρά προτεραιότητας):

• Το νόμισμα του προμηθευτή
• Το νόμισμα του οργανισμού

Εάν το παραστατικό πρέπει να εκδοθεί σε διαφορετικό νόμισμα, απλά πατήστε στο εικονίδιο με το μολύβι, όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα, και επιλέξτε νόμισμα. Σε περίπτωση που εκδίδετε σε ξένο νόμισμα, το Elorus θα προτείνει Ισοτιμία με βάση την καθορισμένηΗμερομηνία. Μπορείτε φυσικά να επεξεργαστείτε την Ισοτιμία χειροκίνητα και πάλι με το μολύβι.

Το Elorus παρέχει δύο τρόπους υπολογισμού αξιών, μέσω του πεδίου Τα ποσά είναι προ φόρων ή μετά φόρων. Εάν γνωρίζετε την αρχική τιμή των προϊόντων ή υπηρεσιών και θέλετε το Elorus να υπολογίσει τους φόρους και τα τελικά σύνολα, επιλέξτε Προ φόρων. Εάν θέλετε να καταχωρείτε την τελική τιμή μονάδας και το Elorus να κάνει την αποφορολόγηση, επιλέξτε Μετά φόρων.

Γραμμές παραστατικού

Στον πίνακα γραμμών του παραστατικού καθορίζετε τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που αυτό περιλαμβάνει, καθώς και τις αντίστοιχες τιμές. Για να προσθέσετε μια νέα γραμμή πατήστε +Προσθήκη γραμμής, ενώ για να αφαιρέσετε μια γραμμή επιλέξτε το εικονίδιο με το Χ στα δεξιά της γραμμής.

Συμπλήρωση γραμμής

Κάθε γραμμή ενός παραστατικού αγορών περιλαμβάνει τα ακόλουθα πεδία:

• Κατηγορία εξόδων στην οποία ανήκει η αγορά (π.χ. λειτουργικά έξοδα, αναλώσιμα κλπ).
• Περιγραφή της γραμμής (προαιρετικά), όπως αυτή θα εμφανίζεται στο εκτυπώσιμο του παραστατικού.
• Ποσότητα και Μονάδα μέτρησης της ποσότητας.
• Τιμή μονάδας ή Τελική μονάδας, ανάλογα με τον τρόπο υπολογισμού ποσών που έχετε επιλέξει.
• Φόροι γραμμής. Ο ΦΠΑ καθώς και λοιποί Φόροι που αφορούν τη συγκεκριμένη γραμμή.
• Χαρακτηρισμός ΦΠΑ απαιτείται για την υποβολή του παραστατικού στο myDATA.
• Έκπτωση. Προαιρετικά, μπορείτε να εφαρμόσετε μια έκπτωση επί της αρχικής τιμής μονάδας που υπολογίζεται ως ποσοστό ή και ως αξία.
• Καθαρή αξία. Η συνολική καθαρή αξία της γραμμής υπολογίζεται αυτόματα από την εφαρμογή.
• Προϊόν / υπηρεσία. Εάν η αγορά αφορά αντικείμενα της αποθήκης, μπορείτε να συσχετίσετε το αντίστοιχο Προϊόν/Υπηρεσία με τη γραμμή παραστατικού. Κατά την επιλογή προϊόντος, τα πεδία περιγραφής, τιμών αγοράς, καθώς και οι φόροι της γραμμής θα συμπληρωθούν αυτόματα από τις πληροφορίες που περιέχονται στο προϊόν. Επιπλέον, κατά την έκδοση του παραστατικού το διαθέσιμο απόθεμα θα μεταβληθεί με βάση την αγορασμένη ποσότητα, εφόσον η διαχείριση αποθέματος είναι ενεργοποιημένη για το συγκεκριμένο Προϊόν/Υπηρεσία.
• Έργο. Εφόσον η αγορά πραγματοποιείται στο πλαίσιο ενός Έργου που έχετε αναλάβει, συμπληρώστε το πεδίο ώστε να έχετε ορθή εικόνα των οικονομικών αποτελεσμάτων του Έργου. Εάν το επιλεγμένο Έργο είναι χρεώσιμο, θα σας δοθεί η επιλογή να μεταφέρετε το έξοδο στον πελάτη την επόμενη φορά που θα τιμολογήσετε το Έργο, μέσω του πεδίου Χρεώσιμο έξοδο (δείτε και την εικόνα παρακάτω).

• Κατηγορία εξόδου myDATA και Tύπος εξόδου myDATA. Αφορούν τους χαρακτηρισμούς που θα σταλούν στο myDATA για την εν εκάστοτε γραμμή προϊόντος. Κάθε γραμμή του παραστατικού μπορεί να έχει πολλαπλούς χαρακτηρισμούς, τους οποίους μπορείτε να καταχωρήσετε με χρήση του συνδέσμου Προσθήκη χαρακτηρισμού.

Επεξεργασία ποσών φόρου γραμμής

Στο Elorus μπορείτε να επεξεργαστείτε και να ορίσετε εσείς το ποσό του φόρου χειροκίνητα.
Για να γίνει αυτό θα πρέπει να κλικάρετε την Επεξεργασία ποσών φόρου, όπως φαίνεται στο παράδειγμα της εικόνας:

Στο παράθυρο που εμφανίζεται, θα αποεπιλέξετε τον Αυτόματο υπολογισμό του φόρου και θα καταχωρήσετε στο πεδίο το επιθυμητό ποσό.
Μετά την αλλαγή που θα κάνετε θα παρατηρήσετε στην επεξεργασία του φόρου το εικονίδιο που σας ειδοποιεί ότι οι φόροι έχουν καθοριστεί χειροκίνητα:

Προσθήκη φόρου στα σύνολα

Ομοίως με τα παραστατικά πωλήσεων, στο πεδίο αυτό μπορείτε να ορίσετε φόρο επί της συνολικής καθαρής αξίας όλων των γραμμών του παραστατικού - εφόσον είναι ίδιος για όλες τις γραμμές, αντί να τον ορίζετε ανά γραμμή. Μπορείτε να παρακάμψετε τον αυτόματο υπολογισμό και αυτού του φόρου και να του δώσετε εσείς την τιμή που θέλετε ξεκλειδώνοντας το λουκετάκι, ενώ τον αφαιρείτε πατώντας το "x".

Παρακρατήσεις

Ακριβώς κάτω από τον πίνακα γραμμών του παραστατικού και την προσθήκη φόρου στα σύνολα μπορείτε να συμπληρώσετε τυχόν Παρακρατήσεις που αφορούν στο σύνολο του παραστατικού και επηρεάζουν το τελικό πληρωτέο.

Τρόπος πληρωμής

Εφόσον έχετε ενεργοποιήσει τη διασύνδεση με το myDATA, καλείστε να συμπληρώσετε τον τρόπο πληρωμής του παραστατικού που θα αποσταλεί στην πλατφόρμα της ΑΑΔΕ. Στο παράδειγμα της εικόνας, δηλώνεται πως έχει γίνει εξόφληση σε λογαριασμό που διατηρεί η επιχείρηση σε τράπεζα του εσωτερικού (επαγγελματικός λογαριασμός ημεδαπής).

Εμφάνιση παραστατικού

Πρότυπο

Το Πρότυπο που θα επιλέξετε ρυθμίζει την εμφάνιση του παραστατικού (διάταξη, λογότυπο, στοιχεία επικοινωνίας εκδότη κ.ά.) και καθορίζει τη γλώσσα του εκτυπώσιμου. Η εφαρμογή προσπαθεί να αρχικοποιήσει αυτόματα το κατάλληλο πρότυπο αναζητώντας (με σειρά προτεραιότητας):

• Το πρότυπο τιμολόγησης του προμηθευτή
• Το προεπιλεγμένο πρότυπο του οργανισμού

Δημόσιες σημειώσεις

Οι Δημόσιες σημειώσεις είναι ελεύθερο πεδίο στο οποίο μπορείτε να γράψετε σχόλια που απευθύνονται στον πελάτη και θα εμφανίζονται επάνω στο εκτυπώσιμο. Σε περίπτωση που το Πρότυπο περιλαμβάνει ήδη κάποιες σημειώσεις, αυτές μεταφέρονται αυτόματα στο πεδίο δημόσιων σημειώσεων κατά την επιλογή του Προτύπου και μπορείτε κατόπιν - εάν θέλετε - να τις τροποποιήσετε.

Κατηγοριοποιήσεις

Εφόσον έχετε ενεργοποιήσει δικές σας Κατηγοριοποιήσεις που εφαρμόζονται στους Λογαριασμούς (π.χ. Έξοδα ανά ομάδα εργασίας), στο τελευταίο τμήμα της φόρμας προσθήκης μπορείτε να συσχετίσετε το συγκεκριμένο παραστατικό με μία από τις επιλογές της εκάστοτε κατηγορίας.

Αποθήκευση

Έκδοση ή αποθήκευση ως προσχέδιο

Μόλις ολοκληρώσετε τη δημιουργία του παραστατικού αγορών, επιλέξτε αν θέλετε να αποθηκεύσετε τη δουλειά σας ως Προσχέδιο (το παραστατικό θεωρείται πως βρίσκεται υπό επεξεργασία) ή αν θέλετε να Εκδώσετε το παραστατικό (η επεξεργασία έχει ολοκληρωθεί).

Αποστολή στο myDATA κατά την αποθήκευση

Εφόσον επιλέξετε Έκδοση και το παραστατικό υποβάλλεται στο myDATA, το Elorus θα το αποστείλει στην πλατφόρμα της ΑΑΔΕ κατά την αποθήκευση. Εάν για οποιονδήποτε λόγο δεν επιθυμείτε να γίνει αποστολή στο myDATA (π.χ. το παραστατικό έχει ήδη αποσταλεί από άλλο κανάλι ή θέλετε να το αποστείλετε σε μεταγενέστερο χρόνο), απλώς αποεπιλέξτε το σχετικό πεδίο, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Επιλογές αποθήκευσης

• Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να οριστικοποιήσετε τις αλλαγές, κλείνοντας τη φόρμα προσθήκης.
• Εάν θέλετε να προσθέσετε επιπλέον παραστατικά αγορών επιτόπου, επιλέξτε Αποθήκευση και προσθήκη νέου.
• Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές, παραμένοντας όμως στη φόρμα για περαιτέρω επεξεργασία, επιλέξτε Εφαρμογή αλλαγών.