Προσθήκη Παραστατικών πωλήσεων

Για να εκδώσετε ένα Παραστατικό πωλήσεων, από το κεντρικό μενού του Elorus επιλέγετε Πωλήσεις, και κάνετε κλικ στην Προσθήκη, ώστε να ανοίξει το αναδυόμενο παράθυρο με τους ενεργούς Τύπους εγγράφων και να επιλέξετε τον επιθυμητό.

Από εκεί, μεταφέρεστε στη φόρμα προσθήκης του παραστατικού με τα στοιχεία που πρέπει να συμπληρώσετε.

Μπορείτε να εκδίδετε και να αποστέλλετε παραστατικά χονδρικής πώλησης, τα οποία διαβιβάζονται αυτόματα στην ψηφιακή πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ, μέσω της διασύνδεσης που παρέχει το Elorus ως ERP. Τα παραστατικά που θα εκδοθούν ανήκουν στα αθεώρητα, ακολουθούν ωστόσο όλες τις διατάξεις για την ενημέρωση των ηλεκτρονικών βιβλίων.

Προκειμένου να εκδίδετε και να αποστέλλετε θεωρημένα παραστατικά, αλλά και αποδείξεις λιανικής πώλησης, χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη διασύνδεση με τον πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης IMPACT EINVOICING. Μέσω του παρόχου, τα παραστατικά και οι αποδείξεις διαβιβάζονται σε πραγματικό χρόνο στο myDATA, λαμβάνουν φοροσήμανση και αποστέλλονται με email στον εκάστοτε πελάτη.

Κάθε φορά που αποστέλλετε ένα παραστατικό πώλησης, ενημερώνονται οι Αναφορές πωλήσεων του Elorus.

Επιλογή πελάτη

Πρώτα επιλέγετε τον Πελάτη που θα τιμολογηθεί. Μπορείτε να επιλέξετε κάποιον που έχετε ήδη καταχωρίσει στις Επαφές ή να δημιουργήστε επιτόπου νέα επαφή μέσω του συνδέσμου +Προσθήκη νέου πελάτη.

Κατά την επιλογή πελάτη, το Elorus συμπληρώνει αυτόματα τα στοιχεία επαφής (Όνομα, ΑΦΜ, Διεύθυνση χρέωσης κλπ.) στο παραστατικό. Πρόκειται για πληροφορίες που θα εμφανίζονται πάνω στο εκτυπώσιμο, και θα αποστέλλονται στο myDATA.

Πατώντας στην επιλογή Στοιχεία επαφής, μπορείτε να δείτε από τις Λεπτομέρειες τις πληροφορίες του πελάτη σας συνοπτικά, καθώς και όποιο ανεξόφλητο ή πιστωτικό ποσό μπορεί να υπάρχει. Πατώντας στην επιλογή Σημειώσεις μπορείτε με μια γρήγορη ματιά να δείτε τι σημειώσεις έχετε προσθέσει στη συγκεκριμένη επαφή.

Βασικές πληροφορίες

Τύπος ΑΑΔΕ

Η επιλογή τύπου εγγράφου θα επιφέρει και αντίστοιχη επιλογή στον Τύπο ΑΑΔΕ ανάλογα με τον Τύπο πελάτη (πελάτης εσωτερικού/εξωτερικού, ενδοκοινοτικός) που έχετε ορίσει για την επαφή. Μπορείτε, ωστόσο, να προχωρήσετε σε αλλαγή εάν αφορά διαφορετική περίπτωση παράδοσης, κάνοντας κλικ στο μολύβι.

Αριθμός

Το πεδίο Αριθμός αποτελείται από τη Σειρά και την Αρίθμηση. Η σειρά είναι κενή, και η αρίθμηση εκχωρείται αυτόματα. Αν έχετε δημιουργήσει ήδη σειρές, μπορείτε να επιλέξετε αυτήν που επιθυμείτε από τις διαθέσιμες κατά την τιμολόγηση της επαφής.

Εάν πρόκειται για την πρώτη σας τιμολόγηση, και δεν επιθυμείτε να ξεκινήσει από τον αριθμό 1, μπορείτε να συμπληρώσετε χειροκίνητα τον αριθμό έναρξης, κάνοντας κλικ στο λουκέτο.

Ημερομηνία

Από το πεδίο Ημερομηνία ορίζετε την ημερομηνία έκδοσης του παραστατικού. Εάν έχετε ενεργοποιήσει τη διασύνδεση με τον πάροχο, ως ημερομηνία έκδοσης θεωρείται η ημερομηνία δημιουργίας του παραστατικού. Η ημερομηνία επαληθεύεται από το σύστημά του κατά την αποθήκευση, και οποιαδήποτε διαφορετική ημερομηνία δεν γίνεται δεκτή.

Εξόφληση έως

Προαιρετικά, στο συγκεκριμένο πεδίο μπορείτε να προσθέσετε προθεσμία εξόφλησης του παραστατικού.

Μόλις παρέλθει η ημερομηνία που έχετε ορίσει, θα λάβετε σχετική ειδοποίηση, και το παραστατικό θα χαρακτηριστεί αυτόματα Ληξιπρόθεσμο. Για να ενημερώνετε τους πελάτες και την ομάδα σας, πριν ή μετά τη λήξη ενός παραστατικού, μπορείτε να ορίσετε αυτόματες υπενθυμίσεις.

Ρυθμίσεις νομίσματος

Η επιλογή νομίσματος κατά τη δημιουργία ενός παραστατικού εκχωρείται αυτόματα, σύμφωνα με ό,τι έχετε ορίσει στα στοιχεία της Επαφής. Ωστόσο, μπορείτε να αλλάξετε την προεπιλογή, κάνοντας κλικ στο μολύβι, όπως βλέπετε στην εικόνα παρακάτω.

Αναστολή καταβολής ΦΠΑ

Η αναστολή καταβολής ΦΠΑ σημαίνει ότι, παρόλο που ο ΦΠΑ περιλαμβάνεται στο παραστατικό, δεν θα εισπραχθεί από την επιχείρησή σας. Είναι ευθύνη του αγοραστή να αποδώσει τον ΦΠΑ στις αρχές.

Μπορείτε να επισημάνετε την Αναστολή καταβολής ΦΠΑ τόσο στα χρεωστικά όσο και στα πιστωτικά παραστατικά που εκδίδετε.

Τα ποσά είναι

Από το συγκεκριμένο πεδίο μπορείτε να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο το Elorus θα υπολογίσει τους φόρους για τα προϊόντα / τις υπηρεσίες σας:

• Όταν είναι επιλεγμένη η εντολή προ φόρων, η τιμή μονάδας που εισάγετε υπολογίζεται με βάση την αρχική, και πάνω σε αυτήν εφαρμόζονται πιθανοί φόροι και εκπτώσεις.

• Όταν είναι επιλεγμένη η εντολή μετά φόρων, στην τιμή μονάδας συμπεριλαμβάνεται ο ΦΠΑ και πιθανή έκπτωση. Το Elorus θα υπολογίσει αυτόματα ποιες είναι οι καθαρές αξίες/αρχικές τιμές και θα τις καταγράψει.

Γραμμές προϊόντων/υπηρεσιών

Στον πίνακα γραμμών του παραστατικού, καθορίζετε τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που αυτό περιλαμβάνει, καθώς και τις αντίστοιχες τιμές. Για να προσθέσετε μια γραμμή, πατήστε +Προσθήκη γραμμής, ενώ για να αφαιρέσετε μια γραμμή επιλέξτε το εικονίδιο X στα δεξιά της γραμμής.

Συμπλήρωση γραμμής

Κάθε γραμμή ενός παραστατικού πωλήσεων περιλαμβάνει τα ακόλουθα πεδία:

• Τίτλος (προϊόν ή υπηρεσία).
• Περιγραφή της γραμμής (προαιρετικά), όπως αυτή θα εμφανίζεται στο εκτυπώσιμο του παραστατικού.
• Ποσότητα και Μονάδα μέτρησης της ποσότητας.
• Τιμή μονάδας του προϊόντος ή της υπηρεσίας.
• Καθαρή αξία. Η συνολική καθαρή αξία της γραμμής υπολογίζεται αυτόματα από την εφαρμογή.
• Προϊόν/υπηρεσία. Εάν η αγορά αφορά είδος της Αποθήκης, μπορείτε να συσχετίσετε το αντίστοιχο προϊόν/υπηρεσία με τη γραμμή παραστατικού. Κατά την επιλογή προϊόντος, τα πεδία περιγραφής, τιμών αγοράς, καθώς και οι φόροι της γραμμής θα συμπληρωθούν αυτόματα από τις πληροφορίες που περιέχονται στο προϊόν. Επιπλέον, κατά την έκδοση του παραστατικού το διαθέσιμο απόθεμα θα μεταβληθεί με βάση την αγορασμένη ποσότητα, εφόσον η διαχείριση αποθέματος είναι ενεργοποιημένη για το συγκεκριμένο Προϊόν/Υπηρεσία.
• Έκπτωση. Προαιρετικά, μπορείτε να εφαρμόσετε μια έκπτωση επί της αρχικής τιμής μονάδας που υπολογίζεται ως ποσοστό ή και ως αξία.
• Φόροι γραμμής. Ο ΦΠΑ καθώς και οι λοιποί φόροι που αφορούν τη συγκεκριμένη γραμμή.
• Χαρακτηρισμός ΦΠΑ απαιτείται για την υποβολή του παραστατικού στο myDATA.

• Κατηγορία εσόδου myDATA και Τύπος εσόδου myDATA. Αφορούν τους χαρακτηρισμούς που θα σταλούν στο myDATA για την εκάστοτε γραμμή προϊόντος. Κάθε γραμμή του παραστατικού μπορεί να έχει πολλαπλούς χαρακτηρισμούς, τους οποίους μπορείτε να προσθέσετε με χρήση του συνδέσμου Προσθήκη χαρακτηρισμού.

Επεξεργασία ποσών φόρου γραμμής

Στο Elorus μπορείτε να επεξεργαστείτε και να ορίσετε εσείς το ποσό του φόρου χειροκίνητα. Για να γίνει αυτό, θα πρέπει να κάνετε κλικ στην Επεξεργασία ποσών φόρου, όπως φαίνεται στο παράδειγμα της εικόνας:

Στο παράθυρο που εμφανίζεται, θα αποεπιλέξετε τον Αυτόματο υπολογισμό του φόρου και θα εισαγάγετε στο πεδίο το επιθυμητό ποσό.

Μετά την αλλαγή, θα παρατηρήσετε στην επεξεργασία του φόρου το εικονίδιο που σας ειδοποιεί ότι οι φόροι έχουν καθοριστεί χειροκίνητα:

Προσθήκη φόρου στα σύνολα

Στο πεδίο αυτό μπορείτε να ορίσετε φόρο επί της συνολικής αξίας όλων των γραμμών του παραστατικού, εφόσον είναι ίδιος για όλες τις γραμμές, αντί να τον ορίζετε ανά γραμμή. Μπορείτε να παρακάμψετε τον αυτόματο υπολογισμό και αυτού του φόρου και να του δώσετε εσείς την τιμή που θέλετε ξεκλειδώνοντας το λουκέτο, ενώ τον αφαιρείται πατώντας x.

Προσθήκη παρακράτησης φόρου

Ακριβώς κάτω από τον πίνακα γραμμών του παραστατικού και την προσθήκη φόρου στα σύνολα, μπορείτε να συμπληρώσετε πιθανές παρακρατήσεις που αφορούν στο σύνολο του παραστατικού, και επηρεάζουν το τελικό πληρωτέο.

Τρόπος πληρωμής

Όλα τα παραστατικά που διαβιβάζονται στο myDATA, πρέπει να αναγράφουν τον τρόπο πληρωμής του παραστατικού.

Στο παράδειγμα της εικόνας, δηλώνεται πώς έχει γίνει εξόφληση σε λογαριασμό που διατηρεί η επιχείρηση σε τράπεζα του εσωτερικού (επαγγελματικός λογαριασμός ημεδαπής).

Εμφάνιση παραστατικού

Από τα παρακάτω πεδία καθορίζετε την εμφάνιση του παραστατικού, και μπορείτε να προσθέσετε χρήσιμες πληροφορίες που θα εμφανίζονται στην εκτυπώσιμη μορφή του εγγράφου (PDF).

Πρότυπο

Το Πρότυπο που θα επιλέξετε ρυθμίζει την εμφάνιση του παραστατικού (διάταξη, λογότυπο, στοιχεία επικοινωνίας εκδότη κ.ά.) και καθορίζει τη γλώσσα του εκτυπώσιμου. Η εφαρμογή προσπαθεί να αρχικοποιήσει αυτόματα το κατάλληλο πρότυπο, αναζητώντας (με σειρά προτεραιότητας):

• Το πρότυπο τιμολόγησης του προμηθευτή
• Το προεπιλεγμένο πρότυπο του οργανισμού

Δημόσιες σημειώσεις, Όροι & προϋποθέσεις

Πρόκειται για ελεύθερα πεδία στα οποία μπορείτε να γράψετε σχόλια που απευθύνονται στον πελάτη. Μπορούν να προσυμπληρωθούν από τις σχετικές πληροφορίες που έχετε ήδη καταχωρίσει στο επιλεγμένο πρότυπο. Ωστόσο, έχετε τη δυνατότητα να τα τροποποιήσετε.

Κατηγοριοποιήσεις

Εφόσον έχετε ενεργοποιήσει δικές σας Κατηγοριοποιήσεις που εφαρμόζονται στις Πωλήσεις, μπορείτε να συσχετίσετε το συγκεκριμένο παραστατικό με μία από τις επιλογές της εκάστοτε κατηγορίας.

Αποθήκευση

Έκδοση ή αποθήκευση ως προσχέδιο

Μόλις ολοκληρώσετε τη δημιουργία του παραστατικού πώλησης, επιλέξτε αν θέλετε να αποθηκεύσετε τη δουλειά σας ως Προσχέδιο (το παραστατικό θεωρείται πως βρίσκεται υπό επεξεργασία) ή αν θέλετε να Εκδώσετε το παραστατικό (η επεξεργασία έχει ολοκληρωθεί).

Αποστολή στο myDATA κατά την αποθήκευση

Εφόσον επιλέξετε Έκδοση, το παραστατικό θα αποσταλεί στην πλατφόρμα της ΑΑΔΕ κατά την αποθήκευση είτε μέσω του Elorus είτε μέσω του παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Εάν για οποιονδήποτε λόγο δεν επιθυμείτε να γίνει αποστολή στο myDATA (π.χ. το παραστατικό έχει ήδη αποσταλεί από άλλο κανάλι ή θέλετε να το αποστείλετε σε μεταγενέστερο χρόνο), απλώς αποεπιλέξτε το σχετικό πεδίο, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Επιλογές αποθήκευσης

• Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να οριστικοποιήσετε τις αλλαγές, κλείνοντας τη φόρμα προσθήκης.
• Εάν θέλετε να προσθέσετε επιπλέον παραστατικά πωλήσεων επιτόπου, επιλέξτε Αποθήκευση και προσθήκη νέου.
• Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές, παραμένοντας όμως στη φόρμα για περαιτέρω επεξεργασία, επιλέξτε Εφαρμογή αλλαγών.